Kde rezervácie nájdeš
Ochrana súbežných úprav beží automaticky na pozadí. Upozornenie sa zobrazí iba vtedy, keď záznam upravuje iný používateľ. Podrobnosti nájdeš v súbežných úpravách.
Vo verzii Pro môžeš namiesto opakovaného importu používať Kalendárne integrácie: odber kalendára alebo prepojenie s Google Kalendárom a Outlookom. Prevzaté blokácie upravuj v pôvodnom kalendári.
Člen bez práva Vidieť rezervácie ostatných pracovníkov vyberá voľné termíny iba podľa svojej dostupnosti a nová rezervácia sa priradí jemu. Ak je obsadený, aplikácia rezerváciu automaticky neodovzdá kolegovi.
Rezervácie fungujú, keď máš zapnutý rezervačný systém. Zapneš ho v Nastaveniach rezervácií, viac v článku Pracovný čas a rezervácie.
- Týždeň: kalendár vybraného týždňa s pracovným časom, prestávkami a blokovaným časom. Kliknutím na deň v záhlaví otvoríš jeho denné zobrazenie.
- Kalendár ukazuje celý deň. Otvorí sa na začiatku pracovného času (dnešok na aktuálnom čase) a posunutím sa dostaneš na ktorúkoľvek hodinu. Čas mimo pracovného času má o odtieň tmavšie pozadie.
- Rezervácie po konci zaplateného obdobia predplatného majú v kalendári inú farbu a v zozname štítok. Keď sa predplatné neobnoví, zrušia sa.
- Mesiac: prehľad celého mesiaca. Pri dni vidíš počet rezervácií, prvé tri s časom a menom, neprítomnosť a koľko odberateľov čaká v čakacej listine. Kliknutím na deň otvoríš jeho denné zobrazenie, kliknutím na rezerváciu jej detail.
- Deň: kalendár jedného dňa. Na telefóne sa otvára ako prvý. Červená čiara ukazuje aktuálny čas.
- Zoznam: rezervácie pod sebou s filtrom obdobia (Dnes, Nadchádzajúce, Prebehnuté, Všetko), stavu a hľadaním odberateľa podľa mena alebo e-mailu. Rezervácie sú po stranách po 20.
- Hore vľavo prepínaš Kalendár a Zoznam, vpravo sú tlačidlá Zablokovať čas a Nová rezervácia. Pod nimi je panel kalendára: mierka Mesiac, Týždeň alebo Deň, šípky, tlačidlo Dnes a výber dátumu, vpravo výber pracovníka a Export. V mesiaci kliknutím do voľného miesta dňa založíš rezerváciu alebo zablokuješ čas.
- Medzi dňami, týždňami a mesiacmi prepínaš šípkami, tlačidlom Dnes alebo výberom dátumu. Súbežné rezervácie (viac pracovníkov naraz) sa zobrazia vedľa seba.
Hore vidíš počet rezervácií Dnes s najbližším termínom, koľko ich Čaká na potvrdenie (kliknutím ich otvoríš v zozname) a Čas s rezerváciami zobrazeného dňa alebo týždňa. Je to podiel pracovného času s aspoň jednou rezerváciou, ktorú smieš vidieť, bez prestávok a blokácií prevádzky. Súbežné rezervácie sa počítajú raz. Filter pracovníka údaj nemení a percento nevyjadruje využitie kapacity tímu. Ak máš viac prevádzok, prepneš medzi nimi výberom Prevádzka. V mobilnej aplikácii prepínaš medzi Kalendár, Mesiac a Zoznam. Ťuknutím na deň v mesiaci založíš rezerváciu, zablokuješ čas, otvoríš neprítomnosť toho dňa, alebo otvoríš deň; uplynulý deň sa rovno otvorí.
Rezervácie vidí vlastník a člen s právom Rezervácie. Bez práva Vidieť rezervácie ostatných pracovníkov vidí člen len svoje a nepriradené rezervácie.
Stavy rezervácií
- Čaká na potvrdenie: odberateľ si termín zarezervoval a čaká, kým ho potvrdíš. Objavuje sa, len keď máš vypnuté automatické potvrdzovanie.
- Potvrdená: termín platí.
- Zrušená: rezerváciu zrušil odberateľ alebo podnik.
- Dokončená: návšteva prebehla, napríklad po check-ine (v aplikácii Dokončené).
- Neodbavené: termín už prebehol, ale rezervácia nie je odbavená check-inom a nemá zapísanú dochádzku.
Položka sa odberateľovi z predplatného odpočíta už vo chvíli, keď si termín zarezervuje.
Automatická aktualizácia
Stránka s rezerváciami sa aktualizuje sama, nové a zrušené rezervácie sa v nej objavia bez obnovenia stránky. Že aktualizácia beží, spoznáš podľa označenia Naživo. O novej aj zrušenej rezervácii navyše dostaneš oznámenie.
Potvrdenie rezervácie
Keď máš vypnuté Automatické potvrdzovanie, každá nová rezervácia čaká na teba. Otvor ju v kalendári alebo zozname a klikni na Potvrdiť. Čakajúce rezervácie nájdeš aj na Prehľade v boxe Rezervácie.
Potvrdzovať smie člen s právom Potvrdzovať rezervácie, rezervácie kolegov len s právom Potvrdzovať rezervácie ostatných pracovníkov.
Rezervácia za odberateľa
Keď sa odberateľ objedná po telefóne alebo pri pulte, zarezervuješ termín zaňho. Rezervácia je hneď potvrdená a čerpá sa z nároku odberateľa. Odberateľ o nej dostane oznámenie e-mailom a v aplikácii vždy, aj keď má oznámenia o rezerváciách vypnuté, a môže ju zrušiť rovnako ako svoju vlastnú.
- Klikni na Nová rezervácia a termín vyber z voľných. Alebo klikni v kalendári na konkrétny čas a zvoľ Nová rezervácia: čas je potom predvybraný a iný vyberieš odkazom Vybrať iný termín. V aplikácii ťukni do voľného miesta v kalendári, alebo na + a zvoľ Nová rezervácia za odberateľa.
- Vyhľadaj odberateľa podľa mena alebo e-mailu. Ponúkajú sa len odberatelia s aktívnym predplatným.
- Vyber položku, prípadne prevádzku a pracovníka, a keď čas nie je predvybraný, deň a čas.
- Ak chceš rovnaký termín pravidelne, zapni Opakovať rezerváciu a zvoľ interval a počet termínov. Náhľad ukáže, ktoré termíny vyjdú. Obsadené, mimo obdobia rezervácií alebo bez nároku sa preskočia.
- Môžeš pridať internú poznámku a potvrdiť tlačidlom Rezervovať.
Za odberateľa rezervuješ v ktorýkoľvek budúci čas (na uplynulý čas rezervovať nemožno), aj mimo pracovného času (formulár na to upozorní) a mimo ponúkaných termínov. Cez prestávku, neprítomnosť alebo inú rezerváciu to nejde: najprv ich v kalendári uprav alebo zruš. Predstih ani doba rezervácií dopredu sa neuplatní a rezervovať možno aj po konci zaplateného obdobia odberateľa (termín čerpá nárok ďalšieho obdobia).
Rezervovať za odberateľa smie člen s právom Rezervovať za odberateľa. Pri hľadaní odberateľa vidí ich mená a e-maily aj bez práva Zoznam odberateľov.
Čakacia listina
Keď ju zapneš v Nastaveniach rezervácií, odberateľ sa môže zaradiť na deň, keď mu žiadny voľný čas nevyhovuje (voliteľne len na určitý čas). Koľko odberateľov na deň čaká, vidíš v kalendári pri dni (Čaká), po prejdení myšou aj mená a časy. V aplikácii je počet pri dni v mesiaci a nad kalendárom dňa, ťuknutím naň uvidíš mená a časy.
Keď sa termín uvoľní (zrušenie alebo presun rezervácie, skrátenie alebo zrušenie prestávky či neprítomnosti), dostanú upozornenie v aplikácii aj e-mailom všetci čakajúci, ktorým voľný čas vyhovuje. Termín získa ten, kto si ho zarezervuje prvý, nič ďalšie nemusíš robiť.
Presun termínu
Termín rezervácie presunieš bez rušenia. Položka sa odberateľovi znova neodpočíta a o zmene dostane oznámenie e-mailom a v aplikácii.
- Otvor rezerváciu v kalendári alebo zozname.
- Klikni na Presunúť termín (v aplikácii Zmeniť termín).
- Vyber nový deň a čas a potvrď.
Presúvať smie člen s právom Rušiť rezervácie, rezervácie kolegov s právom Rušiť rezervácie ostatných pracovníkov. Odberateľ môže termín sám zmeniť do konca lehoty Storno najneskôr, tebe potom príde oznámenie. Ak máš vypnuté automatické potvrdzovanie, rezervácia presunutá odberateľom čaká znova na tvoje potvrdenie.
Zrušenie rezervácie podnikom
- Pri rezervácii klikni na Zrušiť.
- Napíš dôvod zrušenia (aspoň 3 znaky). Odberateľ ho uvidí.
- Potvrď tlačidlom Áno, zrušiť rezerváciu.
Odberateľ môže svoju rezerváciu zrušiť sám. Položka sa mu vráti, len keď ruší najneskôr v lehote Storno najneskôr z Nastavení rezervácií, neskôr prepadá. Rušiť smie člen s právom Rušiť rezervácie, rezervácie kolegov s právom Rušiť rezervácie ostatných pracovníkov.
Pri opakovanej rezervácii môžeš zaškrtnúť, že sa zrušia aj všetky nasledujúce termíny.
Poznámky k rezervácii
- Odkaz od odberateľa: odberateľ ho môže pripísať pri rezervácii, napríklad čo si želá urobiť. Uvidíš ho v detaile rezervácie.
- Interná poznámka: zapíšeš ju v detaile rezervácie cez Pridať poznámku. Vidí ju len tvoj tím, odberateľ nie.
V detaile rezervácie nájdeš aj službu, prevádzku, kto rezerváciu vytvoril alebo presunul, či je opakovaná a koľkokrát u teba odberateľ neprišiel. Odkazy Detail odberateľa a Napísať správu vedú rovno k nemu.
Blokácia, prestávka a neprítomnosť v kalendári
Čas, keď neprijímaš klientov, zablokuješ priamo v kalendári: klikni do voľného miesta a zvoľ Zablokovať čas (alebo tlačidlo Zablokovať čas nad kalendárom). V aplikácii ťukni na + a zvoľ Zablokovať čas. Zadaj deň, od kedy do kedy, dôvod a pri podniku s pracovníkmi pre koho blokácia platí.
Prestávku alebo neprítomnosť otvoríš kliknutím na ňu v kalendári. Prestávka sa opakuje každý týždeň, preto jej zmena platí len pre ten deň: posunieš ju alebo skrátiš (Uložiť pre tento deň), zrušíš (Zrušiť prestávku v tento deň), alebo vrátiš podľa pracovného času (Obnoviť podľa pracovného času). Neprítomnosť upravíš (začiatok, koniec, dôvod) alebo zrušíš, pri viacdňovej môžeš zrušiť len jeden deň. Cez prestávku ani neprítomnosť rezervovať nemožno. Keď v kalendári vyberieš pracovníka s vlastným pracovným časom, uvidíš aj jeho prestávku (Prestávka pracovníka) a rovnako ju upravíš len pre ten deň.
Blokovať a upravovať prestávky a neprítomnosť smie člen s právom Pracovný čas. Pravidelnú prestávku (napríklad obed) nastavíš raz v pracovnom čase, pozri Pracovný čas a rezervácie.
Dochádzka a vybavenie
Pri prebehnutej rezervácii zapíšeš dochádzku: Prišiel alebo Neprišiel. Priamo pri návšteve môžeš rezerváciu vybaviť check-inom, odberateľ ukáže QR kód pri svojej rezervácii. Viac v článku Check-in.
Zvolenú dochádzku zrušíš opätovným kliknutím na ňu.
Priradenie a preradenie pracovníka
Vo verzii Pro môžeš rezervácie priraďovať konkrétnym pracovníkom. Rezervácia bez pracovníka je označená Nepriradené, prípadne Na firmu.
- Otvor rezerváciu v kalendári alebo zozname.
- Pri položke Pracovník vyber, kto rezerváciu prevezme.
Priraďovať a preraďovať rezervácie smie člen s právom Tím a práva (vrátane priradenia pracovníkov). Výberom Všetci pracovníci alebo Moje rezervácie filtruješ kalendár. Ako sa nové rezervácie medzi pracovníkov rozdeľujú automaticky, nastavíš v Nastaveniach rezervácií.
Export rezervácií
- Na webe klikni na Export a zvoľ Tabuľka (CSV) alebo Kalendár (.ics). V zobrazeniach Týždeň a Deň sa exportuje zobrazené obdobie, v Zozname všetky rezervácie. Súbor .ics naimportuješ do svojho kalendára, napríklad Google alebo Apple.
- V mobilnej aplikácii ťukni v Prevádzke na ikonu exportu vedľa týždňa. Uložiť do kalendára v telefóne pridá rezervácie zobrazeného týždňa do kalendára telefónu tak, ako ich vidíš (prevádzka a vybraný pracovník), bez zrušených. Poslať e-mailom pošle týždeň ako CSV (tabuľka) alebo iCal (.ics).
Exportovať smie člen s právom Exportovať rezervácie, ostatným sa tlačidlo nezobrazí. Bez práva vidieť rezervácie ostatných pracovníkov obsahuje export len jeho a nepriradené rezervácie.