Skupinové lekcie
Ochrana súbežných úprav beží automaticky na pozadí. Upozornenie sa zobrazí iba vtedy, keď záznam upravuje iný používateľ. Podrobnosti nájdeš v súbežných úpravách.
Skupinové lekcie a udalosti zapneš samostatne v Nastavení rezervácií → Predvolené pravidlá. Fungujú aj pri vypnutom rezervačnom systéme, napríklad popri voľných vstupoch do fitka cez QR. Platí pre ne nastavenie rezervácií dopredu a storna; miesto sa vždy potvrdzuje automaticky. Kapacita a dĺžka sa nastavujú pri vypísanej lekcii. Viac v článku Skupinové lekcie.
Prestávka a kapacita
Po každej rezervácii sa dodržiava prestávka nastavená pri jej položke, inak východisková prestávka podniku. Nový termín nesmie zasiahnuť predchádzajúcu prestávku ani svojou prestávkou nasledujúcu rezerváciu. Pracovník nemôže mať v rovnakom čase rezerváciu na inej prevádzke. Nepriradené rezervácie tiež zaberajú kapacitu dostupných pracovníkov.
Pracovný čas
Časy pracovnej doby a opakovaných rezervácií sa prepočítavajú podľa Prahy. Pri jarnom posune sa zadaných 02:30, ktoré v ten deň neexistujú, prevedie na 03:30. Pri jesennom návrate sa pre zadaných 02:30 použije druhý výskyt, teda zimný čas. Platný čas pred zmenou sa neposúva.
Pracovný čas určuje, v ktorých časoch ponúka rezervačný systém voľné termíny. Zákazníci ho vidia aj na tvojom profile na Marketplace ako otváracie hodiny.
- Otvor Pracovný čas. V aplikácii v záložke Prevádzka ťukni na ozubené koliesko a zvoľ Pracovný čas.
- Pri každom dni nastav čas otvorenia a zatvorenia. Dni, keď nepracuješ, nechaj ako Zatvorené.
- Na webe sa zmeny ukladajú automaticky. Rovnaké časy na všetky otvorené dni nastavíš tlačidlom Použiť prvé aktívne časy na všetky otvorené dni. V aplikácii ulož tlačidlom Uložiť pracovný čas.
Pravidelnú prestávku, napríklad obed, pridáš pri dni tlačidlom Pridať prestávku (v aplikácii prepínačom Prestávka (napr. obed)). V prestávke sa termíny neponúkajú a v kalendári je vyznačená. Prestávku môžeš nastaviť aj jednotlivým pracovníkom. Prestávku v jeden konkrétny deň posunieš alebo zrušíš kliknutím na ňu v kalendári rezervácií, pozri Rezervácie.
Ak máš viac prevádzok, má každá vlastný pracovný čas. Prevádzku prepneš výberom Prevádzka hore na stránke.
Vo verzii Pro s priraďovaním rezervácií pracovníkom nájdeš na stránke aj Dostupnosť pracovníkov. Pracovník buď preberá pracovný čas prevádzky, alebo má Vlastný pracovný čas, a môžeš mu zapísať Osobnú neprítomnosť (dovolenku, lekára).
Pracovný čas a blokované termíny upravuje vlastník a člen s právom Pracovný čas.
Blokované termíny (dovolenka, prestávka)
Keď v pracovnom čase výnimočne neprijímaš klientov, zablokuj si čas. Môže to byť celý týždeň dovolenky, jeden deň alebo pár hodín kvôli návšteve lekára.
- Na stránke Pracovný čas nájdi časť Blokované obdobia (v aplikácii Blokované termíny).
- Klikni na + Pridať (v aplikácii Pridať blokované termíny).
- Vyplň Začiatok a Koniec vrátane času a prípadne dôvod, napríklad Letná dovolenka.
- Klikni na Pridať.
- Odberatelia v zablokovanom čase neuvidia voľné termíny. Dôvod neuvidia, ten je len pre teba a tvoj tím.
- V kalendári rezervácií je blokovaný čas vyznačený ako Blokované.
- Blokované obdobia sa zobrazujú po rokoch, medzi rokmi prepínaš šípkami. Každé môžeš upraviť alebo zmazať.
Nastavenia rezervácií
Rezervačný systém sa hodí pre služby na čas, ako je kaderníctvo alebo pneuservis. Kaviareň alebo fitko ho zvyčajne nepotrebujú: odberateľ príde a prejde check-inom.
- Rezervačný systém (v aplikácii Prijímať rezervácie): zapne, aby si odberatelia sami rezervovali termín. V predvolenom stave je vypnutý.
- Predvolená dĺžka termínu: ako dlho trvá jeden termín, ak položka nemá vlastnú dĺžku.
- Prestávka medzi termínmi: čas na upratanie a prípravu medzi dvoma termínmi.
- Rezervácie dopredu: ako ďaleko dopredu si odberateľ sám vyberie termín. Neobmedzuje ďalšie termíny opakovanej rezervácie ani rezervácie, ktoré vytvoríš za odberateľa. Pri 0 len na najbližších 24 hodín.
- Rezervácie aj po konci zaplateného obdobia (predvolene zapnuté): odberateľ si zarezervuje termín aj po konci obdobia, ktoré už zaplatil, napríklad stály termín pri mesačnom predplatnom. Termín čerpá nárok ďalšieho obdobia a v kalendári má inú farbu. Keď sa predplatné neobnoví, rezervácia sa zruší. Po vypnutí si odberatelia rezervujú len do konca zaplateného obdobia, ty za nich rezervovať môžeš ďalej.
- Opakované rezervácie (predvolene zapnuté): odberateľ si zarezervuje rovnaký termín opakovane, napríklad každé 4 týždne. Po vypnutí rezervuje každý termín zvlášť, ty zaňho opakovanú rezerváciu vytvoríš ďalej.
- Čakacia listina (predvolene vypnutá): odberateľ sa môže zaradiť na deň, keď mu žiadny voľný čas nevyhovuje. Keď sa termín uvoľní, dostanú všetci čakajúci upozornenie a termín získa ten, kto si ho zarezervuje prvý. Kto čaká, vidíš v kalendári rezervácií.
- Rezervácia najneskôr (v aplikácii Rezervácia najneskôr vopred): ako dlho vopred si odberateľ musí termín zarezervovať, napríklad 1 hodinu. Za odberateľa môžeš rezervovať kedykoľvek.
- Ponúkať termíny: Podľa dĺžky služby ponúka termíny hneď po sebe (pri 45 minútach 9:00, 9:45, 10:30), pevný krok Každých 15, 30 alebo 60 min ponúka termíny na celé štvrťhodiny, polhodiny alebo hodiny.
- Storno najneskôr: koľko hodín pred termínom môže odberateľ rezerváciu zrušiť tak, aby sa mu položka vrátila.
- Automatické potvrdzovanie: nové rezervácie sa potvrdia hneď. Keď ho vypneš, každú rezerváciu potvrdzuješ sám.
Na webe sa zmeny ukladajú automaticky, v aplikácii tlačidlom Uložiť nastavenia. Nastavenia rezervácií mení vlastník a člen s právom Nastavenia rezervácií.
Dĺžka jednotlivých položiek
Keď položky trvajú rôzne dlho (strih 45 minút, farbenie dve hodiny), nastav každému vlastnú dĺžku. Na webe to urobíš v časti Nastavenie podľa služby: pri položke zapni vlastná, zadaj počet minút a prípadne vlastnú Prestávku po nej. V aplikácii je to časť Dĺžka trvania podľa položky s poľami pre dĺžku a prestávku.
Položky bez vlastnej dĺžky používajú predvolenú dĺžku termínu. Položky sa v tejto časti objavia, až keď máš aspoň jednu službu, ktorá nie je archivovaná.
Priradenie rezervácií pracovníkom
Vo verzii Pro môžeš rezervácie priraďovať konkrétnym pracovníkom a viesť dostupnosť za každého zvlášť. Pracovníkov zapneš v Nastavenia → Tím a práva, viac v článku Tím a práva.
V Nastaveniach rezervácií potom zvolíš, ako sa rozdelia rezervácie bez konkrétneho pracovníka (objednávka na firmu). Ak máš viac prevádzok, nastavíš to pre každú zvlášť:
- Ručne (priraďuje obsluha): rezervácie priradíte sami v kalendári.
- Automaticky · najmenej vyťažený: rezerváciu dostane pracovník s najmenším počtom termínov.
- Automaticky · postupne: rezervácie sa medzi pracovníkmi striedajú.